المادة الأولى: يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المقابلة لكل منها، ما لم ينص صراحة على غير ذلك.

النظام: نظام اجتماعات الأمناء العامين.

الاجتماع: اجتماع الأمناء العامين لمجالس الشورى والوطني والأمة والنواب بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية.

الأمناء العامون: الأمين العام، أو السكرتير العام الذي يشغل أعلى مرتبة وظيفية في الأمانة العامة وترتبط به جميع إدارات الأمانة العامة في المجلس.

المجالس: مجالس الشورى، والوطني، والأمة، والنواب، بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية.

رئيس الاجتماع: الأمين العام، أو السكرتير العام للمجلس في الدولة المضيفة للاجتماع.

اللجان: مجموعة لجان منبثقة عن اجتماع الأمناء العامين، تكلف بمتابعة بعض الأعمال أو القيام بأعمال أخرى، ويتم إقرار تشكيل مثل هذه اللجان من قبل الأمناء العامين خلال اجتماعاتهم.

جدول الأعمال: مجموعة البنود التي تضعها الأمانة العامة المضيفة للاجتماع بالتنسيق والتشاور مع الأمانات الأخرى لمناقشتها في الاجتماع.

المادة الثانية: يهدف الاجتماع إلى توطيد العلاقات الأخوية وتوثيق التعاون وتطوير التكامل والتنسيق بين الأمانات العامة للمجالس. ويكون للاجتماع المهمات والاختصاصات الآتية:

أ‌- اقتراح نظم وإجراءات العمل وتطويرها، ودراسة الاقتراحات المتعلقة بتحسين أساليب أداء العمل في الأمانات العامة للمجالس وطرق متابعتها وتنفيذها.

ب‌- إيجاد الوسائل المناسبة للتعاون والتنسيق بين الأمانات العامة في المجالس وتسهيل الاتصالات الشخصية والإجرائية.

ت‌- العمل على زيادة التعاون وتبادل الوثائق والمعلومات بين الأمانات العامة في المجالس، وما تراه من الأجهزة الإقليمية والدولية المماثلة لها.

ث‌- السعي إلى توحيد الإجراءات المتبعة في تسيير الأعمال الإدارية والفنية بين الأمانات العامة في المجالس، والاستفادة من الخبرات والتجارب المتبادلة بين دول المجلس.

ج‌- الإعداد لإقامة الندوات والدورات والحلقات المتخصصة والاستفادة مما ينظم منها في الجهات المماثلة.

ح‌- تشجيع تنظيم زيارات ودورات وحلقات وندوات أو ورش عمل، متبادلة بين الأمانات العامة في المجالس.

خ‌- تفعيل ما يصدر من قرارات وتوصيات وما يطرح من مقترحات، وإيجاد السبل الكفيلة بتنفيذها والاستفادة منها.

المادة الثالثة: يعقد الاجتماع دورياً في إحدى دول المجلس، حسب ترتيب الأحرف الهجائية لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، أو حسب ما يراه الأمناء العامون.

المادة الرابعة: يكون الاجتماع في شهر أبريل أو مايو من كل سنة ميلادية، وتحدد الأمانات العامة بالمجالس بالاتفاق موعد الاجتماع، ويجوز تأجيل الاجتماع إلى موعد آخر، أو تقديمه عن موعده، على أن يكون ذلك مسبباً.

المادة الخامسة: يكون الاجتماع صحيحاً بحضور ثلثي الأعضاء على الأقل من ممثلي الأمانات العامة بالمجالس.

المادة السابعة: تتولى كل أمانة عامة تترأس الاجتماع المهمات التالية:

أ‌- الإعداد والتحضير للاجتماع.

ب‌- إعداد المحاضر والتقارير اللازمة عن الاجتماع، وكذا إعداد مشاريع القرارات الخاصة به.

ت‌- القيام بأعمال التنسيق والاتصال والمتابعة اللازمة للاجتماع.

ث‌- متابعة تنفيذ القرارات، وذلك طوال مدة رئاستها للاجتماع.

ج‌- توفير المعلومات والدراسات اللازمة للبنود الواردة في جدول الأعمال.

ح‌- توفير الخدمات المساندة، مثل السكن، المواصلات وغيرها، لأعضاء الوفود.

المادة الثامنة: يشكل الأمناء العامون اللجان اللازمة لإنجاز أعمالهم، ويحددون مهمات كل لجنة واختصاصاتها.

المادة التاسعة: تختص اللجان بالآتي:

أ‌- وضع الخطط اللازمة لضمان سير العمل وتنفيذ الأعمال المسندة إليها.

ب‌- تنفيذ قرارات الأمناء العامين وتوصياتهم طوال فترة تكليفها.

ت‌- تحديد التصورات حول المهمات المنوطة بها.

ث‌- السعي لتطوير العمل من خلال وضع الخطط المستقبلية سواء أكانت طويلة المدى، أم قصيرة المدى، والعمل على تنفيذها.

ج‌- اقتراح الحلول للمشاكل التي قد تواجه العمل.

ح‌- أي مهمات أخرى قد تسند إليها.

المادة العاشرة: تقوم اللجان بإعداد تقارير دورية عن سير أعمالها والنتائج التي توصلت إليها، وترفع إلى رئيس الاجتماع لعرضها على الاجتماع القادم، أو اتخاذ القرار المناسب بشأنها.

المادة الحادية عشرة: يقوم الأمناء العامون في اجتماعهم السنوي عمل اللجان من خلال التقارير التي ترفعها هذه اللجان.

المادة الثانية عشرة: لكل أمانة عامة أن تستضيف اجتماعات إحدى اللجان بناءً على اتفاق الأمنـــاء العاميــن، وتتولى هذه الأمانة الأعمال الفنية والإدارية للجنة التي تستضيفها بالتنسيق مع رئيس الاجتماع.

المادة الثالثة عشرة: تتخذ اللجان قراراتها باتفاق الآراء، فإذا تعذر الاتفاق يحسم الموضوع بالأغلبية، وفي حالة تساوي الأصوات، يرجح الجانب الذي صوت معه رئيس اللجنة.

المادة الرابعة عشرة: تحرر لاجتماعات اللجان محاضر تدون فيها أسماء الأعضاء الحاضرين، وملخص المناقشات ونصوص القرارات والتوصيات، وتعتمد من رئيس اللجنة.

المادة الخامسة عشرة: تقدم أوراق العمل لإدراجها في جدول الأعمال المقترح للاجتماع في مدة أقصاها شهر قبل تاريخ الاجتماع.

المادة السادسة عشرة: تضع الأمانة العامة المضيفة للاجتماع مشروع جدول الأعمال بالتنسيق مع الأمانات العامة في المجالس، ويتم اعتماده في الجلسة الأولى للاجتماع.

المادة السابعة عشرة: تتخذ قرارات الاجتماع بتوافق الآراء، وإذا تعذر الاتفاق يحسم الموضوع بأغلبية الأصوات.

المادة الثامنة عشرة: يرشح كل وفد من بين أعضائه ممثلا له في عضوية لجنة الصياغة، ويكون رئيسها ممثل الأمانة العامة المضيفة للاجتماع. المادة التاسعة عشرة: تعد لجنة الصياغة مشروع البيان الختامي للاجتماع وتوصياته، وأي مهمات أخرى يرى الأمناء العامون تكليفها بها، ويعتمد البيان في الجلسة الختامية للاجتماع.

المادة الحادية والعشرون: تخطر الأمانات العامة للمجالس باقتراح التعديل، ويدرج في جدول أعمال الاجتماع التالي لتاريخ تقديمه ما لم يقرر الأمناء العامون غير ذلك. ولا يقر التعديل إلا بموافقة ثلثي الأعضاء.

المادة الثانية والعشرون: يعمل بهذا النظام اعتبارا من تاريخ إقراره.

الإجتماع الثامن للأمناء العامين لمجلس الشورى والوطني والأمة والنواب بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية تم إقرار فكرة جميلة تتضمن الإستفادة من أوراق العمل والتقارير وغيرها مما يقدم لاجتماع الأمناء العامين بحيث يتم تجميع هذه الأوراق وفهرستها وترتيبها ووضعها على شكل كتاب منظم يوزع على الأمانات العامة للمجالس البرلمانية لدول مجلس التعاون ولأي جهة أخرى يمكن أن يسهل الرجوع إليه للتعرف على أوراق العمل والتقارير التي تناولها البحث في أي اجتماع ويوثق لهذه الجهود أخرى يمكن أن يسهل الرجوع إليه للتعرف على أوراق العمل والتقارير التي تناولها البحث في أي اجتماع ويوثق لهذه الجهود